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Tudo sobre o Office 365 e o escritório virtual Microsoft Teams

Atualizado em 21/07/2020
Por michele indicca

Tudo sobre o Office 365 e o escritório virtual Microsoft Teams

Atualizado em 21/07/2020
Por michele indicca
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Afinal, o Office 365 é a versão online, baseada na computação em nuvem, do conhecido Pacote Office da Microsoft. Todos os recursos como Word, Excel e PowerPoint entre outros, estão disponíveis sem a necessidade de instalação e podem ser acessados em qualquer dispositivo com acesso à internet. A saber, o Microsoft Teams é uma espécie de escritório online. Um conjunto de ferramentas que facilitam a realização de trabalhos colaborativos à distância: chat, chamadas de vídeo, pesquisa, armazenamento, segurança e mais.

Além disso, o que pouca gente sabe é que o Microsoft Teams faz parte do pacote de serviços do Office 365. Os dois funcionam de maneira totalmente integrada e, por este motivo, são capazes de proporcionar uma experiência completa para empresas e grupos de trabalho. Certamente quando você disponibiliza recursos capazes de facilitar e impulsionar o trabalho da sua equipe, você está investindo diretamente num aumento significativo de resultados.

Não importa o tamanho da sua empresa ou o segmento, é sempre importante que o trabalho seja feito com as melhores ferramentas. O Office 365 possui uma versão gratuita, além dos pacotes pagos: para casa, para empresas e para escolas. Todos os pacotes pagos possuem subcategorias personalizadas de acordo com as necessidades individuais de cada grupo.

Tudo sobre o Office 365

É comum ouvirmos dizer que o Office 365 nada mais é do que uma versão online do Pacote Office. É verdade que Word, Excel e PowerPoint estarão disponíveis sem a necessidade de instalação e prontos para serem usados em qualquer dispositivo, mas o Office 365 é muito mais. Os planos incluem serviços como chamadas de vídeo com diversos recursos através do Skype, hospedagem de e-mail, espaço de armazenamento em nuvem, chat e outros.

Todos os recursos funcionam com base na computação em nuvem, com muito mais segurança e mobilidade. Inegavelmente uma empresa que trabalha com o Office 365 possui a liberdade necessária para permitir que seu colaborador realize suas tarefas sem estar obrigatoriamente no escritório. Os pacotes empresariais permitem também a instalação de uma quantidade maior de licenças em diferentes computadores. Essa característica permite, por exemplo, que cada setor tenha um pacote próprio. Ainda mais segurança e reforço na gestão de acessos.

Compartilhamento de arquivos

Os arquivos criados no Office 365 podem ser compartilhados e esse compartilhamento pode ser configurado para que a outra pessoa possa apenas visualizar, comentar ou editar. Isso facilita a revisão e a aprovação de projetos pelos superiores, além da realização de trabalhos em grupo à distância. Uma facilidade também para momentos em que uma reunião presencial com o cliente não é possível, mas um trabalho precisa ser entregue com urgência. Ele recebe, aprova, reprova ou pede alterações à distância.

Todos esses documentos e arquivos criados ficar armazenados no OneDrive. Um sistema de armazenamento em nuvem com memória expansível. Além de criar os arquivos diretamente no OneDrive, você também pode transferir arquivos do seu computador para a nuvem. Assim tudo o que você precisa para trabalhar fica concentrado em um único lugar. Outra possibilidade é do Office 365 é continuar trabalhando mesmo sem internet.

Você pode começar a criação de um documento online, por exemplo, e baixá-lo para o computador/tablet/celular para continuar trabalhando em algum lugar que não tenha acesso à internet. Quando a internet estiver disponível novamente basta sincronizá-lo na nuvem.

Microsoft Teams é parte do Office 365

O Microsoft Teams também está inserido dentro dos pacotes Office 365. Dentro do Microsoft Teams é possível criar grupos de equipes e trabalhar com cada setor empresarial de forma separada. Essa característica facilita a organização e a visualização do fluxo empresarial de forma clara e mais segura.

Quando uma equipe é criada no Microsoft Teams, as seguintes ferramentas ficam disponíveis para o grupo:

  • Um novo grupo do Microsoft 365;
  • Um site do SharePoint Online e uma biblioteca de documentos para armazenar arquivos da equipe;
  • Uma caixa de correio e um calendário compartilhados do Exchange Online;
  • Um bloco de anotações do OneNote;
  • Vínculos com outros aplicativos do Microsoft 365 e do Office 365, como o Planner e o Power BI.

O Microsoft Teams funciona com base no entendimento de que cada equipe é única e possui necessidades individuais. Por isso é possível personalizar as ferramentas que serão disponibilizadas para cada uma delas, além de adicionar aplicativos externos à Microsoft.  Com o Teams, você pode incluir pessoas de fora da organização adicionando-as como convidadas a uma equipe ou um canal.

Quando criar uma equipe e for personalizar as funcionalidades do Teams, pense nas especificidades das atividades que serão desenvolvidas.

  • Primeiramente o Teams, como o hub do trabalho em equipe, em que as pessoas, inclusive pessoas de fora da organização, podem se conectar e colaborar ativamente em tempo real para fazer as coisas. Tenha uma conversa exatamente onde o trabalho está acontecendo, ao criar um documento em coautoria, realizar uma reunião ou trabalhar em conjunto em outros aplicativos e serviços. O Microsoft Teams é o lugar ideal para ter conversas informais, iterar rapidamente em um projeto, trabalhar com arquivos de equipe e colaborar em entregas compartilhadas.
  • Em segundo lugar o Outlook, para colaborar no ambiente familiar do e-mail e de uma forma mais formal e estruturada ou quando é necessária a comunicação direcionada e direta.
  • O SharePoint para sites e portais, serviços de conteúdo inteligente, automação de processos empresariais e pesquisa empresarial O SharePoint mantém o conteúdo no centro do trabalho em equipe, tornando todos os tipos de conteúdo facilmente compartilháveis e acessíveis entre as equipes. A estreita integração com o Outlook, o Yammer e o Teams permite a colaboração perfeita de conteúdo em todas as experiências de conversa.
  • O OneDrive for Business, para armazenar arquivos e compartilhá-los com as pessoas que um usuário convidar. O conteúdo que um usuário salva no OneDrive for Business é privado até que o usuário o compartilhe com outras pessoas. Assim, ele é a melhor opção para armazenar documentos pessoais e de rascunho que não devem ser compartilhados ou não estão prontos para serem compartilhados.
  • O Yammer, para conectar pessoas em toda a organização. Promova iniciativas em toda a empresa, compartilhe práticas recomendadas e crie comunidades relacionadas a tópicos de interesse ou áreas de prática em comum. Colabore em ideias para promover discussões abertas com pessoas de toda a empresa.
  • Por fim os aplicativos do Office são todas as ferramentas familiares que as pessoas conhecem e usam regularmente, como o Word, o Excel, o PowerPoint e o OneNote.
michele indicca, aqui no Blog.

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