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Office 365 – Por que fazer backup de arquivos?

Office 365 - Por que fazer backup de arquivos?

Recentemente, discutimos aqui no blog sobre como o Office 365 pode ser uma ferramenta útil e eficaz para o trabalhador autônomo, permitindo a utilização da computação em nuvem para a edição e gerenciamento de arquivos. Entretanto, é necessário tomar algumas precauções para manter os dados devidamente armazenados, sem o risco de perder documentos importantes. Dessa forma, assim como é feito com arquivos armazenados diretamente no computador, deve-se fazer backups periódicos de arquivos do Office 365. Mas, antes de entendermos a importância do backup de arquivos, vamos relembrar como funciona o Office 365?

Office 365 – Por que fazer backup de arquivos?

O Office 365 é um programa desenvolvido pela Microsoft que oferece os mesmos recursos do pacote Office tradicional: permite a criação e edição de textos, planilhas, apresentações de slides, entre outras funcionalidades. Dentro desse pacote estão os famosos Microsoft Word, Excel e PowerPoint. O texto que você está lendo nesse momento foi, inclusive, produzido no Word. Hoje é quase inimaginável realizar algum trabalho desse tipo sem a presença dos programas Microsoft, e são poucos os softwares alternativos que trazem funcionalidades tão completas. Mas o Office 365 ainda possui um diferencial: a computação em nuvem.

Computação em nuvem Microsoft!

Através do OneDrive – o serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft – o Office 365 permite que os trabalhos sejam realizados completamente online. Se o usuário desejar, os programas são disponibilizados em modo offline, mas essa versão do pacote Office não requer a instalação dos softwares. A criação, o gerenciamento e o armazenamento de arquivos podem ser feitos totalmente online.  Os arquivos podem ser, ainda, editados por outras pessoas através do compartilhamento. Sendo assim, os recursos podem ser acessados de qualquer lugar com acesso à internet, independentemente do dispositivo, seja celular, tablet, computador ou notebook. Dá para perceber como o Office 365 pode ser uma ferramenta útil, tanto para trabalhadores autônomos como para empresas e até estudantes, certo?

Office 365 - Por que fazer backup de arquivos na Nuvem?

O backup de arquivos

O backup é uma cópia de segurança de arquivos e dados de um dispositivo de armazenamento. Imagine que você tenha passado todas as fotos de sua câmera para o computador. Essas imagens estarão armazenadas na memória interna do dispositivo. Se esses arquivos forem corrompidos por um malware ou perdidos devido a um defeito que inutilize o computador, as imagens podem ficar irrecuperáveis. Mas, se foi feito um backup dos arquivos, essas fotos estarão a salvo em outro dispositivo.

Dispositivos de armazenamentos

É o caso dos HDs externos, por exemplo. Você pode passar as imagens da câmera para o computador, onde deseja armazená-las, e para um HD externo, que servirá como um dispositivo de segurança. Caso haja qualquer falha no computador, as fotos estarão em outro dispositivo, separado da máquina, e não é preciso se preocupar com a perda de dados. Por isso, é muito importante manter um backup de todos os dados importantes dos seus dispositivos.

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Backups periódicos de arquivos

Da mesma forma, é preciso fazer backups periódicos de arquivos do Office 365, mesmo sendo arquivos armazenados na nuvem. Vamos explicar o porquê.

As políticas de retenção e a exclusão acidental: O Office 365 oferece muitas funcionalidades e, por isso, são muitos os arquivos que podem ser armazenados na nuvem, dentre documentos de texto, planilhas e e-mails. Desse modo, para facilitar o gerenciamento de tantos dados, existem as políticas de retenção. Essas políticas de retenção, que podem ser definidas pelo usuário, ajudam a proteger determinados conteúdos de exclusões acidentais. Por exemplo, um item excluído é enviado para a lixeira e fica por um certo período lá.

Quando está na lixeira

Quando está na lixeira, o arquivo pode ser recuperado, se o usuário desejar. Sendo assim, se você se confunde e exclui um arquivo por engano, é possível ir na pasta lixeira e recuperar esse arquivo, evitando a perda dos dados. Após um certo tempo, os arquivos da lixeira são excluídos permanentemente. Ou seja, não é possível recuperar esses arquivos após essa exclusão. As políticas de retenção podem determinar após quanto tempo um certo arquivo será excluído de forma permanente. Entretanto, muitas vezes, os usuários percebem a exclusão acidental de dados tarde demais, quando já não há mais como recuperá-los. Por isso, é importante fazer um backup de arquivos Office 365, para evitar qualquer perda. Com o backup, mesmo que haja a exclusão permanente de algum arquivo, ele ainda estará disponível em outro local de armazenamento.

Ameaças de segurança:

Já falamos algumas vezes aqui no blog sobre os malwares – programas maliciosos que buscam a infiltração em sistemas operacionais. Existem vários tipos diferentes de malwares, como vírus, bots, ransomwares, spywares, worms, dentre outros. Eles podem roubar, alterar ou danificar dados, além de prejudicar o funcionamento de certos programas. Assim como diversos softwares, o Office 365 não está totalmente imune à ação desses programas maliciosos.

Possuir um bom antivírus instalado no computador

Possuir um bom antivírus instalado no computador e manter as atualizações dos programas em dia são medidas de segurança que podem prevenir potenciais ameaças. Enquanto os antivírus são capazes de detectar a presença de malwares, as atualizações oferecem funcionalidades cada vez melhores contra ações maliciosas. Contudo, mesmo tais medidas podem não ser suficientes para garantir a segurança dos seus dados. Por isso, uma das melhores opções é o backup de arquivos. Ainda que haja a corrupção, danificação ou exclusão maliciosa de dados, com o backup os documentos estarão seguros em outro dispositivo de armazenamento.

cabe ao próprio usuário gerenciar

É importante ressaltar que a Microsoft se responsabiliza pela infraestrutura dos datacenters e pela integridade dos softwares, protegendo e armazenando os dados e arquivos dos usuários. Por exemplo, se houver – em uma hipótese extremamente improvável – uma falha geral nos servidores Microsoft, e os dados de milhares de usuários forem corrompidos, essa é uma responsabilidade da empresa. Entretanto, cabe ao próprio usuário gerenciar e organizar seus arquivos no Office 365. Dessa forma, o backup e a proteção desses arquivos contra ameaças de segurança ficam a cargo de quem utiliza o programa da Microsoft.

garantir a segurança dos seus dados

Para garantir a segurança dos seus dados e realizar o backup de arquivos do Office 365 sem complicações, conte sempre com uma empresa especializada em TI, como a Indicca. Ela irá levar em consideração todas as suas necessidades corporativas ou pessoais e irá definir as melhores configurações para seus dispositivos. Consulte nossos serviços.

#ficadicca de Proteção do Dados: avalie como estão sendo utilizadas as credenciais do usuário ADMIN. Este usuário tem DIREITO ilimitado no seu contexto de rede. Se ele estiver vulnerável não vai ser o BACKUP que vai garantir sua segurança. O usuário ADMIN precisa ter uma SENHA SUPER COMPLEXA.

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Pedro Henriques
Pedro Henriques
Fundador da INDICCA / Gestor Comercial e Novas Tecnologias / Engenheiro Eletricista - UFJF

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