Office 365 Gestão de Conteúdo e Informação

Office 365 Gestão de Conteúdo e Informação

Atualizado em 01/11/2021
Por Pedro Henriques

Office 365 Gestão de Conteúdo e Informação

Atualizado em 01/11/2021
Por Pedro Henriques

Office 365 Gestão de Conteúdo e Informação. Exatamente, a ferramenta e tecnologia Microsoft trazem muito mais que aplicativos, a facilidade de interagir e compartilhar com segurança da informação.

Office 365 Gestão de Conteúdo e Informação

Dados no computador de trabalho, ou pessoal

No seu computador pessoal ou de trabalho a ferramenta tem inteligência para proteger seus dados e informações. A ferramenta OneDrive vai manter sincronizado o seu DISCO de ARMAZENAMENTO. Assim seus dados pessoais, fotos e documentos serão sempre sincronizados com a NUVEM e estarão protegidos de falha para Segurança da Informação e de Hardware.

Ainda tem a questão da disponibilidade, se não estiver próximo do computador, pode, usando a conectividade móvel ou WI FI para, via celular, acessar os seus dados e interagir. A plataforma está disponível para ser utilizada em EDGE, CROME e nas diversos sistemas operacionais móveis.

Tudo isso com um tera de armazenamento em núvem.

Dados corporativos

Os dados corporativos, tal como acabamos de falar acima, sobre os dados pessoais, podem ser armazenados e compartilhados, dando a mesma experiência de um servidor de arquivo e ainda mais de um serviço similar ao que foi registrado para seus dados pessoais.

A nuvem está disponível, se tiver internet, explorando o site da Microsoft: www.office.com e informando suas credenciais. Exatamente estas chaves que irão garantir sua segurança e também dos dados corporativos. Sua proteção está fundamentada na sua credencial, quanto mais forte e complexa for, mais seguro estará seus dados, também os dados corporativos.

Diferente da condição de dados pessoais, os dados corporativos precisam de ser compartilhados. Neste caso temos algumas formas de faze-lo:

  1. poderá compartilhar através de link com as especificações
    1. tempo limite de validade do link
    2. possibilidade de leitura e/ou escrita, assim modificações
    3. opção de ativar ou não o arquivo para ser baixado (Download)
    4. possível colaboração simultânea quando aberto no portal web
  2. poderá compartilhar com convite, adicionando o usuário ao diretório e encaminhando convite de participação por e-mail
  3. Ainda poderá compartilhar como anexo direto ou PDF

Conexão com a equipe por várias plataformas

Com certeza, este talvez seja o grande valor como ferramenta de produtividade. O arquivo trabalhado estará disponível para todos os usuários, de acordo com a segurança registrada nas opções de compartilhamento. Este dado que resultará em informação, estará disponível independente da plataforma de trabalho que estiver operando.

Se estiver em contexto de micro computadores, usando qualquer navegador, poderá ter acesso ao portal e informará para ser explorado www.office.com e sua credencial de acesso.

Se estiver na tela do smartphone terá menos recursos em função da tecnologia mobil. Entretanto uma ferramenta muito eficiente para encaminhar, colaborar e interagir.

Canal de interação direta com a equipe e outros

Com tantas ferramentas sendo utilizadas, neste caso, a ferramenta tem um portal específico, único e integrado com toda a plataforma de nuvem. O produto tem característica de serviço. O Teams da Plataforma Office 365 da tecnologia Microsoft vem com:

  • CHAT para conversar Off Line com a equipe, escreve e aguarda resposta na tempo da disponibilidade da equipe
    • pode marcar o destinatário caso esteja em um chat com mais de um membro da equipe
    • esta marcação vai gerar um alerta para o destinatário especifico
  • Telefone (Call) pode ligar para quem deseja conversar
    • canal de voz com baixa demanda de link de internet, assim até o 4G ou 3G do dados móvel do Smartphone podem ser úteis e eficiente neste contato
  • Videoconferência é também uma funcionalidade, considerando que nesta questão os recursos são um diferencial desta ferramenta Microsoft
    • por motivo de segurança, pode ativar o LOOBY, sala de espera, assim se alguém recebeu o link da SALA VIRTUAL, o administrador e os apresentadores, podem ou não permitir a entrada deste convidado
    • na sala existe recursos que podem melhorar a experiência da sala de conferência
      • gravar e depois publicar, se necessário a reunião
      • alterar as formas de mostrar os participantes, que pode, humanizar este contexto técnico digital
      • possibilitar a interação na tela, cedendo o direito de um convidado se tornar apresentador ou co apresentador
      • na versão contratada, não existe limite de tempo, embora as reuniões precisam ter início, meio e fim
    • integração com o CALENDÁRIO
    • acesso ao o OneDrive
    • conexão direta com o Outlook
    • facilidade de compartilhamento do LINK da sala criada para a reunião
Teams Microsoft Conexão Digital da equipe

Drive único – OneDrive

Este é a parte do portal Office.com mais relevante. Os dados e informações estarão sempre sendo sincronizados e aliviando o disco local da estação. Nos diretórios compartilhados, os corporativos, esta funcionalidade irá garantir aumento de produtividade.

Os dados estarão disponíveis onde o usuário estiver. De fato para ter acesso serão necessários explorar o site https://www.office.com/ e inserir a chave ou credenciais (Login e Senha).

De mesma forma, existe facilidade de fazer e de auditar o compartilhamento, dando acesso com restrições de leitura e edição. Uma vez compartilhado, o terceiro, poderá ver e/ou editar, de acordo com o registro informado no ato do compartilhamento. Este processo ainda garante que existam cópias seguras em vários equipamentos.

A Inteligência Artificial desta ferramenta ainda cria controle de versões e informa quando houver conflito, alertas para tomada de decisão. Assim, impedindo que seja subscrito dados sem a gerência do autor.

Onedrive Drive Unico


Conteúdos Office 365

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Pedro Henriques, aqui no Blog.

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1 Comentário

  1. Pedro Henriques Guimarães Filho

    Tem sido interessante escrever sobre o que aprendo e encaminho aos meus clientes. Office 365 é um tecnologia inclusiva e de grande valor para a produtividade.

    Responder

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