Os riscos existem em todo lugar (gestão de riscos). Não importa o tamanho da empresa, o serviço prestado, o tamanho da equipe ou o nicho de clientes trabalhados: todos os negócios estão sujeitos a sofrer com acontecimentos indesejados. Decerto possuir uma gestão de riscos bem estruturada é uma forma de minimizar esses eventos e os prejuízos por eles causados.
Se você gerencia uma empresa mas nunca ouviu falar em gestão de riscos, você está colocando todo seu esforço e resultados a mercê da sorte. A gestão de riscos é uma forma de mapear tudo o que pode impactar negativamente nas atividades e nos resultados de uma empresa. É preciso pensar não só interna como também externamente. Alguns eventos podem ser evitados, mas outros não.
Então é preciso saber lidar com as adversidades a fim de gerenciar os momentos de crise. Um plano de gestão de riscos bem elaborado vai auxiliar para que todos os colaboradores e sócios saibam como agir em momentos difíceis. Está entendendo a importância da gestão de riscos? Ela age basicamente como um mecanismo de defesa. Uma forma eficaz de manter seu negócio em segurança e funcionando da maneira mais uniforme possível.
O que é uma gestão de riscos?
Primeiramente uma gestão de riscos busca manter o controle de uma organização empresarial em relação às ameaças que são inerentes ao negócio. O gerenciamento dessas situações é feito a partir de um conjunto de atividades que agem de forma coordenada. A gestão de riscos é uma estratégia que age, de forma preventiva, quando se antecipa a uma série de situações negativas e as trata como parte da rotina da empresa.
De maneira prescritiva a gestão de riscos age em cima dos eventos que não foram previamente identificados. Em casos assim a ação vem em forma de estímulos ao comportamento da equipe. A resposta aos eventos negativos deve ser rápida e certeira. Mas como é possível tanto planejamento e tanta segurança? Identificando, avaliando, tratando e monitorando todos os processos da organização. É preciso estudo e dedicação para a implementação de uma gestão de riscos eficaz.
Primeiro passo da gestão de riscos: identifique o que pode dar errado
Em primeiro lugar, antes de começar a implementar uma gestão de riscos é preciso entender o que são riscos e depois identificar quais estão presentes na rotina da empresa. Podemos tratar os riscos como frutos da incerteza. Desvios e/ou tropeços no meio de um caminho traçado e que podem acabar afetando os objetivos previamente estabelecidos. O risco pode ser um evento, uma circunstância ou uma condição futura.
Dessa forma podemos usar como exemplo os acidentes de trabalho e/ou ambientais; as fraudes; a ausência de funcionários; o pouco movimento de clientes; os acontecimentos negativos que tomam grandes proporções; o aumento do custo da produção entre outros.
Dentro de uma organização os riscos podem estar divididos em alguns níveis: organizacionais, departamentos, projetos, atividades e situações específicas. Mais importante que reconhecer a origem dos riscos é agir a fim de anular suas ocorrências ou minimizar ao máximo suas consequências negativas e evitar que se repita.
Gestão de riscos: evento, consequência e causa
A saber, a gestão de riscos consiste no gerenciamento de três pilares principais do risco: evento, consequência e causa. De forma simplificada usaremos como exemplo uma situação hipotética: um funcionário do setor de gerenciamento de projetos adoece e precisa se ausentar por uma semana. Durante esse tempo o projeto não anda pois nenhuma outra pessoa sabe como executá-lo.
Nesse ínterim o evento é a ausência de um funcionário e a consequência é um projeto parado. A causa disso é o não alinhamento da equipe devido à falta de repasse de informações. O que pode ser feito para evitar esse contratempo? O ideal é que a empresa utilize plataformas de gerenciamento de projetos que permitam, além do compartilhamento de informações, uma visualização global de todos os projetos da organização. Essa comunicação virtual é importante para que todos saibam o que é feito pelo colega.
No entanto é importante que também seja realizada uma reunião semanal para que sejam dados repasses e tiradas as dúvidas. Na reunião presencial cada um deve falar sobre o andamento do seu projeto e sobre os procedimentos que são realizados. Dessa forma quando alguém se ausentar o restante da equipe será capaz de auxiliar o andamento do projeto mantendo o padrão de qualidade.
Gestão de Riscos – Controle de consequências
De fato esse é um exemplo de risco que pode ser totalmente controlado e ter suas consequências anuladas quando bem trabalhado na gestão de riscos. Mas existem também aqueles problemas que, apesar de poderem ser previstos, não estão totalmente sob controle. Um cliente insatisfeito com um produto da empresa pode reclamar sobre o fato na internet, essa reclamação pode atingir um grande número de pessoas e manchar a imagem da empresa.
O evento é uma reclamação na internet, a consequência é a má reputação e a causa é a insatisfação. Além disso, manter o padrão de qualidade dos produtos sempre no topo, é importante também ter um bom relacionamento com o cliente e estar atento a tudo que envolva o nome da empresa (online e offline). Qualquer comentário negativo deve ser imediatamente tratado de forma objetiva e pensando no melhor para o cliente. Assim sendo, ouça o que ele tem a dizer e ofereça soluções imediatas a ele. Deixe as pessoas saberem disso.
Todo detalhe é importante dentro da gestão de riscos
Em suma é importante que os riscos sejam mensurados corretamente considerando que nem todos têm o mesmo nível de importância. Para entender como o risco deve ser tratado é importante considerar qual a probabilidade de que ele ocorra e qual o tamanho do prejuízo que seria causado à empresa. É preciso uma visão sistêmica e estratégica para que essa mensuração seja feita corretamente.
Depois que todos os riscos identificados, mensurados e com as medidas preventivas e corretivas criadas, é hora de monitorar. O monitoramento é indispensável para o bom andamento da gestão de riscos. Portanto, monitore a rede, os procedimentos e os números (entradas e saídas financeiras, estoque e tudo mais que envolva números).
Em conclusão, a gestão de riscos pode ser liderada por uma única pessoa ou por uma equipe. Tudo depende do tamanho da empresa e das suas demandas. Nesse sentido, o importante é que a pessoa/equipe tenha visão estratégica e seja qualificada para gerenciar crises. Todos os procedimentos relacionados à gestão de riscos devem ser devidamente documentados. Sem dúvida essa documentação serve como uma espécie de manual de procedimentos padrão.
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Qualquer que seja o CADASTRO é justificável estar em conformidade com a LGPD e assim com todas as regras e conformidades do seu negócio. Em outras palavras o mundo evolui e precisamos também acompanhar.
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