Você sabe quais são as ferramentas de comunicação interna disponíveis para empresas? Nós já falamos por aqui sobre a importância de manter um bom sistema de comunicação interna dentro de qualquer instituição. Posto que é por meio da comunicação interna que a empresa integra seus ideais aos colaboradores.
Essa integração é feita por meio da troca de informações importantes e estratégicas, tanto sobre a empresa, quanto sobre os próprios funcionários. Sem dúvida essa comunicação deve ser realizada de forma transparente e constante. Desse modo para que ela ocorra, existem algumas diferentes ferramentas de comunicação interna.
Escolha as melhores ferramentas de comunicação interna
Na maioria das empresas, quem fica responsável pela implementação das ferramentas de comunicação interna é o setor de RH. De fato com levantamento feito pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial, no Brasil são 63,2% das empresas deixando o setor responsável pela elaboração das ferramentas de comunicação interna.
Vantagens das ferramentas de comunicação interna
As ferramentas de comunicação interna vêm para solidificar um plano de comunicação interna bem elaborado. Assim sendo por meio da comunicação interna uma empresa consegue aumentar o foco e a produtividade dos colaboradores. Melhorar o clima e evitar conflitos e demissões. Integrar mais rapidamente um funcionário recém contratado ou estagiário. Gerenciar melhor as crises pelas quais a empresa eventualmente venha a passar.
São inúmeros os benefícios de um bom plano de comunicação interna. Mas para que tudo dê certo, você precisa conhecer bem os seus funcionários; fazer um bom planejamento de comunicação; incentivar uma comunicação clara e transparente; facilitar a comunicação entre os departamentos; ouvir o que os funcionários têm a dizer e criar ações de relacionamento reconhecendo os esforços dos colaboradores.
Então agora vamos ao que realmente interessa: conhecer algumas ferramentas de comunicação interna. Sabendo melhor como elas funcionam, você vai poder escolher qual (ou quais) implantar na sua empresa, para garantir resultados cada vez mais positivos.
Conheça algumas ferramentas de comunicação interna
Analise cada uma delas e veja quais deles se encaixam melhor na rotina da sua empresa.
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Mural de avisos
Uma das formas de comunicação empresarial, interna, mais tradicionais. Esses murais são fixados em algum local de uso comum da empresa e são atualizados através da fixação de panfletos e jornais com notícias e informações internas de interesse geral. Apesar de ser uma das ferramentas de comunicação interna mais tradicionais, anda caindo em desuso.
O mural acaba sendo pouco atrativo e requer certo investimento, além do alto gasto de papel. As empresas que implementam a comunicação interna estão procurando ferramentas mais atuais e com menos custo e impacto ambiental.
Se mesmo assim sua empresa optar pela adoção dessa ferramenta, eleja um funcionário responsável pela manutenção e opte pela elaboração de textos curtos e com linguagem acessível a todos os públicos. Cuide também da parte estética. Mantenha-o atualizado e com aparência atrativa.
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Email
Apesar de parecer um recurso um pouco batido, o email ainda é uma das ferramentas de comunicação interna mais utilizadas por muitos. Por meio do e-mail é possível criar grupos que englobam toda a empresa ou apenas setores específicos. Um ponto negativo, é que o e-mail é bastante utilizado pelo colaborador para fins de trabalho, então a chance de que ele ignore um e-mail com informações internas se torna grande.
Para investir no e-mail como ferramenta de comunicação interna, capriche nos títulos como forma de chamar a atenção e elabore um conteúdo especial para cada e-mail enviado.
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TV Corporativa
Essa ferramenta, elaborada em forma de vídeo, pode prender a atenção do colaborador quando bem utilizada. Para isso, posicione tvs em pontos estratégicos da empresa e deixe um espaço reservado para cada setor. Cada um fica responsável por elaborar conteúdos como: notícias, curiosidades e até mesmo minicursos e capacitações.
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Canal de vídeos internos
Um subproduto da TV Corporativa. Aqui, os conteúdos saem das tvs e vão parar nos computadores, tablets e celulares. Com a utilização dessa ferramenta, cria-se um canal de vídeo interno com as mesmas funções da TV Corporativa, porém, ainda mais próximo e acessível ao colaborador. Mas é importante que os responsáveis pelo canal tomem todo o cuidado com o conteúdo disponibilizado.
Tudo deve ser feito a partir de uma plataforma segura e estável, já que provavelmente serão colocados conteúdos estratégicos e sigilosos. Os vídeos devem ser disponibilizados de maneira privada e somente os membros da empresa devem ter direito ao acesso.
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Intranet
A Intranet é uma das ferramentas de comunicação interna disponíveis. É uma rede corporativa que pode ser utilizada apenas pelos funcionários da empresa. Permite o compartilhamento de documentos, assim como o email e tem a vantagem da confidencialidade.
Por ser um canal específico e direcionado apenas para o fim de comunicação interna, pode ser mais eficaz que o email.
O canal mySuite é uma excelente ferramenta de transparência para equipe interna e para com o cliente. Intranet e Extranet ambos num mesmo produto que oferece gestão de atendimento e processo seguro de conexão com o cliente.
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Jornal interno
Através do jornal é possível compartilhar informações importantes e que mereçam destaque dentro da empresa. Pode-se organizá-lo destinando um espaço específico para cada setor. Porém, essa é uma das ferramentas de comunicação interna mais caras por conta da necessidade de impressão e diagramação. Por esse fato tem perdido espaço para outros canais.
Uma tecnologia que faz esta publicação ser natural é a tecnologia Sharepoint nativa na assinatura Office 365
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Newsletter
Essa é uma das ferramentas de comunicação interna que tentam se destacar no quesito inovação. A ideia é torná-la não apenas responsável por informar, como fazem as anteriores, mas também por agregar valor e conhecimento aos funcionários da empresa. Uma newsletter funciona como uma revista interna que carrega informações úteis, mas também motivadoras.
A newsletter possui um papel educativo e de valorização, portanto pode ter como conteúdo um destaque de desempenho, por exemplo. Seu formato pode ser impresso ou digital. O formato digital pode ser mais acessível e informal.
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Manual do colaborador
Diferentemente das citadas anteriormente, essa é uma das ferramentas de comunicação interna voltadas exclusivamente para novos funcionários. O manual do colaborador é um guia com os benefícios oferecidos pela empresa, normas e responsabilidades.
Ele deve informar sobre responsabilidades, mas também deve colocar o colaborador em papel de destaque e exaltar a sua importância para a corporação. Com essa ferramenta o colaborador se sente informado, agregado ao grupo e também valorizado, ao ver destacada a sua real importância no grupo.
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Videoconferência
Apesar de ter ficado por último, essa ferramenta não é menos importante que as anteriores. Por exemplo em casos onde a ausência dos diretores e gerentes da empresa é constante, investir na realização de videoconferências pode ser uma boa saída.
Manter os colaboradores em contato constante com os superiores independente do lugar onde eles estejam, deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade. Com toda certeza é uma questão de alinhamento de equipe, papel de uma boa comunicação interna.
Reuniões exigem um número mínimo de participantes para que possam ser realizadas. Videoconferências vêm para suprir essa necessidade e dar andamento aos serviços da melhor maneira.
Veja como Skype For Business pode ser a ferramenta de comunicação ON LINE e VIDEO CONFERÊNCIA, produto nativo na assinatura Office 365
Lance mão das ferramentas de comunicação interna
Pesquise sobre as ferramentas de comunicação interna que parecem ter mais a ver com a realidade da sua empresa. Faça testes e insira na rotina da empresa. Funcionários mais engajados, bem informados e entrosados vão garantir os melhores resultados. Procure uma empresa especializada em tecnologia da informação para lhe auxiliar.
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