Email Eficiente - uma opção de como se comunicar!

Email Eficiente – uma opção de como se comunicar!

Atualizado em 02/03/2012
Por Pedro Henriques

Email Eficiente – uma opção de como se comunicar!

Atualizado em 02/03/2012
Por Pedro Henriques
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 O e-mail não chega na caixa de entrada do usuário de destino. O e-mail não foi respondido. A mensagem foi lida e não gerou a ação necessária. A comunicação embora esteja gerando uma saturação de dados, não se torna INFORMAÇÃO e muito menos atitude de resposta.


Email Eficiente – uma opção de como se comunicar!

O e-mail é hoje um meio de comunicação essencial nas relações sociais e de negócios. Através da internet, é possível passar a mensagem instantaneamente ao destinatário. Porém, ter um bom texto não basta para que a informação chegue e seja compreendida pelo receptor. O e-mail precisa estar completo: endereço, título e, ainda, parâmetros de controle. Ao redigir suas mensagens, observe as instruções a seguir e crie uma impressão de eficiência e profissionalismo.
 
 

·    To (para)

– endereço de destino a quem será encaminhado a mensagem;

·    CC (com cópia)

– para inserir os contatos que receberão a mensagem com cópia, para também terem acesso ao conteúdo. A intenção é mostrar ao destinatário que mais pessoas têm ciência do assunto.

·   CCO (com cópia oculta)

– para inserir os contatos que receberão a mensagem com cópia, para também terem acesso ao conteúdo. Porém, o destinatário não saberá que outras pessoas tiveram acesso. Utilizado para questões de aparente sigilo e privacidade.

·    Subjet (assunto)

– deve registrar em síntese a mensagem presente no corpo do e-mail ou anexa. A intenção é chamar a atenção do destinatário e também dos contatos copiados, para que sejam motivados a abrir e ler o conteúdo.
 

·    Conteúdo 

– a mensagem, além de trazer a informação, deve trazer também sinais da boa educação, da cordialidade e mesmo na condição fria da internet deve ter um tom de carinho e dedicação. É importante redigir e-mails com clareza e objetividade para não confundir ou aborrecer o destinatário. Seja objetivo e aumente as chances de ser compreendido.
 
 
 

 

·   Referência

– Embora o natural seja o registro do nome completo, virtualmente não é problema registrar apenas o primeiro ou até mesmo o apelido. A facilidade para escrever e enviar uma mensagem estimula a informalidade e a linguagem em tom coloquial. No entanto, alguns destinatários podem interpretar de maneira errada. Ao escrever, pense em quem vai ler e reserve a intimidade para os amigos. Lembrando que a intimidade não é um valor que se adquire, conquista-se. Para saudar o destinatário, as condutas formais como bom dia, boa tarde e boa noite, são importantes. A mensagem deve conter o registro da informação, para isto é bom seguir algumas regras. Em ambiente profissional, por exemplo, é melhor abrir mão de histórias, adjetivos e concentrar em verbos e frases curtas. Quanto maior o tamanho, menor a capacidade de fazer o destinatário ler. Não esqueça de assinar, se escreveu é correto e educado se identificar.

Quanto maior o tamanho, menor a capacidade de fazer o destinatário ler

  • Assinatura

– mensagem sem assinatura é um problema; mensagem com assinatura institucional, parece que foi escrita pelo CNPJ e não pelo CPF; Se foi pelo CPF e ele não se identifica, significa que faltou a questão fundamental da comunicação (Reciprocidade).  Assinatura tem que ter: Nome, formas de contato, empresa, eventualmente o cargo.

Assinatura

Meu modelo de Assinatura para e-mail (Veja como fica na Foto)

Pedro Henriques “Se trabalharmos juntos, seremos mais fortes!”

pedro@indicca.com.br ou SKYPE (pedro_indicca)

pedro@12i.com.br Skype for  Business

032988020057 (Vivo) – WhatsApp

032 32158281 (INDICCA.COM)

Meu modelo de Assinatura para e-mail (Tudo LINK pronto para o click do mouse)

  • Segurança

– ao encaminhar e-mails para uma lista de amigos, conhecidos e clientes recomenda-se mandar para si próprio, no campo To (para), e os outros endereços eletrônicos com cópia oculta, no campo CCO. Assim, todos receberão a mensagem e terão os endereços de e-mail preservados.

É importante ressaltar que o envio massivo de e-mails sem o consentimento do destinatário é considerado SPAM. Publicar e-mails dos seus contatos é sem dúvida uma falha grave no processo de privacidade.

SPAM, o envio de mensagens a outros, sem o consentimento, publicar os e-mails das pessoas é sem duvida falha no processo de privacidade.

 O e-mail é assim um formato de comunicação. A comunicação baseada em transporte do protocolo IP que flui pela internet entre o endereço IP do Destino e o Destinatário. 

 O que pode barrar ou interromper este processo. Em outras palavras tornar o seu e-mail NÃO EFICIENTE. 

  • Ações de SPAM
  • Anexos auto executáveis (EXE; DOC; outros formatos)
  • Copiar a mensagem para um número muito  grande de destinatários

   Assim o e-mail eficiente vai ficar comprometido em função:

  1. Blacklist
  2. Regras de compliance do provedor de destino

Então pensando em algumas ações que podem melhorar a entregabilidade das mensagens:

  1. Ter um domínio próprio, se não utilizar serviços  pagos para provedores;
  2. Treinar os usuários para evitar condutas que podem servir de atitudes de bloqueio
    • Não encaminhar mensagem com anexos enormes;
    • Não encaminhar mensagem para lista de e-mails;
    • Não utilizar ANEXOS auto executáveis;
    • Ao compartilhar uma informação estar certo que isto não viola nenhuma regra de compliance (Privacidade do usuário ou da empresa)

Atualmente nossa equipe utiliza três tecnologias que podem inclusive servir de opção para investimentos. #FICADICCA

  • Microsoft
    1. Exchange On Line
    2. Office 365 (que é uma variação do Exchange On Line)
  • Indicca
    1. ZIMBRA que é uma versão Open Source similar ao Exchange
  • Cloud.Indicca.Locaweb
    1. Serviço de provedor gerenciado suportado pela Equipe Indicca

Embora seja interessante a #FICADICCA de tecnologia. Importante é o suporte deste serviço de mensageria (provedor de e-mail). O universo de e-mail substituiu a carta e é importante para continuidade dos negócios e relações entre usuários. O usuário por mais conhecimento que tenha da ferramenta que está utilizando, tem problemas de entrega e de recebimento. Desta forma tão importante quanto estar seguro é ter uma boa equipe  de suporte para apoiar e resolver problemas do dia a dia.

 Exemplos  simples de problemas que podem acontecer:

  1. Recuperação de senha que são encaminhadas por  e-mail;
  2. Alertas de falhas que são encaminhadas por e-mail;
  3. Propostas e contratos que precisam chegar no cliente ou fornecedor;
  4. Sem falar nas trocas de mensagem que compartilhamos  com os pares no trabalho que acabam sendo documentos de reuniões virtuais OFF LINE.

 Desta forma concluindo: é importante estar seguro e ter regras de compliance; é importante usar serviços que podem ser questionados para garantia e eventuais falhas; mais importante ainda é ter um suporte a disposição dos usuários para minimizar qualquer desgaste e expectativa de funcionamento. 

Pedro Henriques, aqui no Blog.
Empreendedor da área de tecnologia de segurança da informação. Atendo empresa de pequeno, médio e grande porte.

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