O backup garante a segurança do seu negócio. A disponibilidade dos arquivos e documentos mais importantes da sua empresa e por isso ele é tão importante. Você certamente já se viu em uma situação de desespero por perder, ou pensar ter perdido, algum arquivo importante que estava no seu computador.
Se você nunca passou por isso você é muito sortudo (ou iniciante), mas certamente conhece alguém que tenha uma história do tipo para contar. A perda de documentos pode acontecer por diversas razões: uma pane no sistema do computador, um dano permanente à máquina, uma falha humana, um ataque ransomware, entre outros motivos.
O backup, traduzido do inglês para o português como cópia, é uma forma de garantir a segurança digital de dados e documentos importantes.
O que é o backup – Segurança do seu negócio
O backup é a ação de realizar cópias de arquivos diversos como documentos, fotos, vídeos e outros, podendo contemplar também a cópia de sistemas operacionais, bancos de dados ou qualquer outro produto digital que você considere imprescindível para o funcionamento da sua empresa.
Esses backups são importantes para garantir a segurança e a disponibilidade dos arquivos/programas caso os originais sejam danificados. Essas cópias, chamadas cópias de segurança, ficam armazenadas em locais seguros, livres de danos e ataques.
Se você tem uma empresa, o ideal é que os backups sejam feitos de tempos em tempos para garantir a segurança total dos seus arquivos. A escolha da periodicidade vai depender da sua demanda pessoal.
O ideal é não deixar acumular muitos documentos sem backup por um longo período de tempo.
Qual a importância do backup
Rapidamente vamos te explicar e te convencer da importância em tornar o backup parte da sua rotina de trabalho, veja só.
Imagina a seguinte situação: André abriu seu escritório de advocacia há cerca de um ano. Seu negócio prosperou de forma rápida e André conta com uma clientela considerável. Por este motivo ele lida com um grande volume de documentos diariamente. São documentos importantes para os processos dos seus clientes.
Muitos documentos são físicos, mas o volume de dados digitais também é enorme. O negócio ia muito bem até o dia em que uma forte chuva, com muito vento e raios atingiu a cidade. O estrago foi enorme: um raio atingiu a rede elétrica, causando um curto no gerador de energia do prédio onde fica o escritório de André.
O resultado? Muitos aparelhos eletrônicos foram danificados, incluindo dois computadores do escritório. Nenhum técnico em informática conseguiu recuperar os arquivos das máquinas. André não realizava backups. Você tem ideia do prejuízo que ele sofreu com essas perdas?
Além do prejuízo financeiro com a perda dos aparelhos, André perdeu a confiança dos seus clientes, já que os processos foram prejudicados. A maioria absoluta daqueles documentos eram únicos.
Mesmo aqueles clientes que ainda confiam seus casos ao advogado, terão de esperar um bom tempo para dar andamento nos processos, já que André terá de recomeçar muita coisa.
Agora pense que toda essa dor de cabeça seria evitada se o backup fizesse parte da rotina do advogado. Os documentos danificados estariam mantendo a segurança do seu negócio e certamente as perdas seriam apenas dos aparelhos.
Qual a melhor forma de fazer um backup?
Existem duas formas de realizar backup: backup físico e backup na nuvem.
Backup físico (em hardware)
O backup físico é o mais antigo que existe e você certamente já conhece. Para realizar as cópias de segurança, neste caso, são utilizados equipamentos de armazenamento como hd’s externos, cd’s, pen drives e semelhantes.
Infelizmente a única vantagem do backup físico é o fato de ter as cópias dos documentos. O backup em hardware é realizado de forma completamente manual e, por este motivo, demanda tempo e disponibilidade de funcionários.
Além do tempo, essa modalidade de cópia de segurança também demanda disponibilidade de local para armazenamento dos dispositivos. O local precisa ser seguro e espaçoso o suficiente para acomodar quantos equipamentos forem necessários.
Vale ressaltar que os dispositivos físicos de armazenamento não possuem memória expansível, então sempre que a capacidade de memória for atingida você terá que investir em um novo equipamento. Eles também estão sujeitos a danos permanentes.
A verdade é que com a tecnologia atual, os backups físicos podem ser uma alternativa secundária ao backup na nuvem, que mostraremos a seguir. Eles podem servir como um apoio paliativo e emergencial, mas a nuvem certamente é a melhor alternativa.
Backup na nuvem
O backup na nuvem é o melhor custo benefício para realização de backups. Seus arquivos copiados estarão armazenados, de forma totalmente segura, em servidores remotos e administrados por grandes empresas especializadas em tecnologia e segurança da informação. Portanto, mantendo a Segurança do seu negócio.
Ao escolher a nuvem para realização dos backups você precisa apenas realizar um cadastro no site do servidor escolhido e configurar suas preferências de armazenamento. Além de escolher a quantidade de espaço necessária de acordo com a sua realidade, você pode automatizar a realização de backups periódicos.
A nuvem não exige espaço físico e a capacidade de memória pode ser expandida ou reduzida a qualquer momento. Existem planos gratuitos e pagos. Você escolhe de acordo com as suas necessidades.
